Hvad er PIM?


Hvad er et PIM-system?

PIM er betegnelsen for Product Information Management eller "håndtering af produktinformation". Et PIM-system har altså ganske enkelt til formål at sikre virksomhedens evne til at håndtere store mængder af komplekse produktinformation og -data. Den gode PIM-løsning bør desuden gøre det nemt at distribuere disse informationer effektivt til andre relevante kanaler, som fx leverandører, sociale medier, webshop og lign. Med et PIM-system skabes der således en single source of truth for jeres produktdata.

Product Information Management handler om at tage fuldstænding kontrol over alle jeres produktdata og de processer, der er forbundet med at berige, anvende og distribuere disse. 

Hvad er produktdata?

Produktdata er den centrale enhed, når snakker falder på PIM. Når produktdata er uhyre vigtige, skyldes det, at dine kunder i mange tilfælde køber ind på baggrund af kvaliteten på dine produktdata.

Det anslås at 80 % af alle brugere (B2C og B2B) foretager online research inden de foretager et køb. Udstiller du mangelfulde produktdata i dine kataloger, på din webshop eller hjemmeside, risikerer du derfor at miste kunder.

Product Information Management (PIM) sikrer, at alle produktdata centraliseres i ét system, hvilket gør processerne forbundet med berigelse, anvendelse og distribuering af produktdata på tværs af kanaler meget lettere. I dag er produktdata mere end bare "titel og pris". Eksempler på produktdata kunne være:

  • medier som fx billeder, tekniske tegninger og video
  • manualer og instruktioner
  • tekniske specifikationer
  • beskrivelser og salgstekster
  • produktreferencer
  • kanalhierarkier (til f.eks.: e-com, kataloger, apps, etc.)
  • SEO-data

Kort sagt “det hele”. Lægger vi dertil sproglag, integrationer til ERP og et stort leverandør- og forhandlernetværk, er behov for knivskarp kontrol af produktdata essentielt for at lykkes med en digital strategi.

Styrk dine processer, når du implementerer PIM

Enhver implementering af PIM bør indeholde en grundig gennemgang af de processer, der er knyttet til jeres arbejde med produktdata.

PIM-systemer er i sig selv kun så stærke, som de processer der omgiver løsningen. Kommer I fra en hverdag, hvor produktdata har været spredt på tværs af systemer, afdelinger og ansvarsområder, vil I med PIM kunne centralisere og effektivisere jeres arbejdsgange, og opnå en række positive afkast i form af frigivet tid, højere datakvalitet og øget fleksibilitet i forhold til berigelse, anvendelse og distribuering af data.

Og jo større og mere kompleks virksomheden er, jo større er effekten ved PIM. En effekt, der altid kan måles på følgende parametre:

  • Bedre overblik over alle produktprocesser fra “vugge” til “grav”
  • Bedre overblik over (“hvilke data mangler på hvilke produkter?”)
  • Hurtig tilgang til brugerdata (“hvilke data/produkter mangler jeg at berige?”)
  • Time-to-market reduceres da håndteringen af produktdata ifm. onboarding, styring, vedligeholdelse og distribution af data effektiviseres
  • Større succesrate ved lancering af nye produkter
  • Øget konvertering pga. højere kvalitet i produktdata (fejl i produktdata skaber mistillid til både produkt og virksomhed)
  • Overblik over omni-channel ("hvilke produkter/data benyttes i hvilke kanaler?")
  • Udgifter til lancering af produkter reduceres, da alle kan se datakrav i systemet (“need to have” og “nice to have”)
  • Ressourcer frigives til integrationer til markedspladser (Amazon, Ebay, Otto Versand, Zalando, etc.).

Eksempler på produktprocesser, der kan administreres i PIM system, kunne være:

  • Processen for oprettelse af nye produkter
  • Processen for databerigelse af nye produkter
  • Styring af oversættelsesprocessen
  • Autogenerering af SEO-data
  • Processer for håndtering af billeder (fra bestilling til publicering f.eks. billedbank)
  • Godkendelse af produktdata (i et omni-channel-setup)
  • Publicering af PIM-data i kanaler (som f.eks.: WebE-Commercekataloger, apps, etc.)
  • Styring af kampagneprocesser som: Tilbudsaviser, banner reklamer, instore tv, etc.)

PIM som "Single Source of Truth"

Har man investeret i et godt PIM-system, så ved man også, at resultatet er en “Single Source of Truth”.

Det betyder ganske enkelt, at man har en central placering ("Single Source") til sine produktinformationer, som man altid kan stole er valide ("of Truth"), da PIM-system er den eneste kilde til disse data.

Når mængden og kompleksiteten af virksomhedens produktinformation stiger, så vil behovet for et PIM system også øges. Indtil nu, har måden hvorpå, man håndterer produktdata været igennem virksomhedens ERP-system, Excel-ark eller noget helt tredje.

Ofte med det resultat, at arbejdet med produktdata bliver langsomt, rigidt og dyrt at vedligeholde. Samtidigt er data sværere at finde ("hvor skal jeg lede?"), af ringere kvalitet (berigelse af data følger ikke ens ensartet proces) og sværere at anvende, da eksport og udstilling af data varierer fra system til system.

Risici for et sløvt marketing- og salgsorgan, en usammenhængende fremstilling af produkter og et svækket brand, er altså en reel bekymring.

I PIM-systemet beriges, samles og distribueres alle produktinformationer. Dette foregår hurtigt og effektivt, og til alle kanaler. Det gælder de digitale kanaler, som webshopwebsite, markedskanaler, såsom Amazon.

Med et PIM-system kan I også distribuere alle jeres data til brug i katalogerdatabladeprislister osv. Med andre ord - én troværdig kilde til alt hvad der har med jeres produkter at gøre.

Nysgerrig på om PIM er noget for jer?

Kontakt os via kontaktformularen for at høre hvd PIM kan gøre for jer
Book en snak

Segmentér jeres produkter

Der kan være forskellige årsager til at segmentere en produktdatabase som fx. kundetype: btc, b2b eller offentlige kunder. Oftest ser vi dog, at produkter segmenteres efter geografiske markeder.

Flere nationaliteter giver anledning til sprogdifferentierede produkt- og markedsdata. Et PIM-system optimerer virksomheders sprogprocesser ved at:

  • Skabe overblik over, hvilke produkter der mangler oversættelse
  • Understøtte automatisk oversættelse
  • Autogenerere datafeed med "source" og "target" sprog
  • Genbruge oversættelser i alle kanaler
  • Reducere udgiften/tiden forbrugt på oversættelser
  • Oversætte og ensrette betegnelser én gang for alle

PIM er genvejen til en Omni channel strategi

Product Information Management gør realiseringen af enhver omni-channel-strategi mulig, ved at sende målrettede kanaldata til virksomhedens mange kanaler/kontaktflader. Sådan understøtter et PIM system jeres omni-strategi:

  • Overblik over alle kanaler
  • Overblik over produkter i kanaler
  • Centralisering af kanaldata (data som bruges i den enkelte kanal)
  • Distribuering af målrettede kanaldata
  • Dynamisk vedligeholdelse af kanaldata
  • Overblik over kanaldataprocesser
  • Central styring og administrering af kanaldata. (Via rettihedsstyring i PIM sikrer virksomheden, at det er de rigtige medarbeder, som vedligeholder virksomhedens data)

Standard PIM giver standard ERP

Datafundamentet i en virksomhed hedder ERP og PIM. I ERP centraliseres transaktionsdata. Transaktionsdata er de data som virksomheden benytter for at afvikle alle de interne processer (fra tilbud til leverance). I PIM centraliseres alle de data, som virksomheden skal benytte for at sælge produktet (tekniske specifikationer, beskrivelser, billeder, tegninger, etc.). PIM "renser" således ERP for produkttilpasninger, hvilket sikre at ERP platformen kommer tættere på standard.

Vores erfaring fortæller os at dette setup giver følgende fordele:

  • En stor reduktion i udgifterne til opgradering af ERP
  • Minimering af omkostninger ved migrering fra ERP X til ERP Y
  • Stor reduktion i udgifterne til produktvedligehold
  • Stor fleksibilitet, og hurtig TTM, når nye datakrav opstår
  • Færre integrationer mellem ERP og andre systemer
  • Perfekt platform i forbindelse med virksomhedsopkøb, hvor ERP systemer og produktsortimenter skal sammenlægges

Mere om PIM til den flittige læser

Vi har skrevet lidt mere omkring Product Information Management her - får du ikke stillet din nysgerrighed kan du tage fat i os gennem formularen ovenfor.

    Produktinformationer, og dermed PIM, er omdrejningspunktet for en købsbeslutning

    Produktinformationer har altid været vigtige for en købsbeslutning, men måden vi erhverver den har ændret sig drastisk de seneste år. I gamle dage spurgte man sælgeren efter produktinformationer, nu researcher forbrugere og forhandlere via søgemaskiner, websites, kataloger etc. Det gælder derfor om at stille flest mulige relevante produktinformationer til rådighed. Det gør køberen mere villig til at træffe en købsbeslutning, der falder i jeres favør. Med et PIM system er det let at levere og vedligeholde alle typer produktinformationer, som nutidens forbruger og forhandler efterspørger.

    Skab sammenhængende brugeroplevelser på tværs af jeres salgskanaler med et PIM-system

    Forbrugere og forhandler søger information på tværs af flere kanaler, og derfor er det vigtigt at følge kundens adfærd. Denne adfærd stiller krav til virksomhedens evne til at være til stede på tværs af kanaler med et sammenhængende brand og budskab. For at supportere denne strategi, er det vigtigt at have et stærkt datagrundlag. Med et PIM system opnår i netop disse fordele og kan fremvise professionelle produktdata for kunden.

    Reducér time-to-market med Product Information Management

    De fleste markeder er i dag et dynamisk og agilt miljø, udviklingen og kunderne flytter sig hurtigere. Og derfor er time-to-market et af de vigtigste konkurrenceparametre. Et PIM system reducerer time-to-market via strømlining af produktets rejse gennem værdikæden, lige fra design til salg. I PIM kan ansatte på tværs af virksomhedens organisation arbejde og berige produktdata - samtidigt. Imens kan marketing påbegynde katalogproduktion eller lignende, også selvom alle produktinfromationer ikke er tilgængelige. Sker der en opdatering eller ændring af produktdata i ERP-systemet, så opdateres denne information automatisk i PIM. Gennem overblik over hvilke produkttekster der er oversat og deres status, letter et PIM-system også arbejdsgangen med oversættelser. Jeres oversættere kan levere oversættelserne direkte i PIM-systemet. Dette gælder også for andre opgaver ifm. berigelse af produktdata.

    Et PIM system bekæmper manuelt arbejde, hvor det giver mening og øger effektiviteten

    Mails, Dropbox, Onedrive og utallige Excelark er ofte involveret i en udviklingsproces. Tvivlen omkring den endelige beslutning forekommer mere end den udebliver. Især hvis nøglepersoner pludselig er forhindret. Strukturerer man produktdata i sit PIM system undgår man tvivlen, og den endeløse kædereaktion af spørgsmål omkring seneste ændringer. Svaret findes centralt og let tilgængeligt i virksomhedens PIM system. Her kan man uddelegere ansvar, hvor enkelte afdelinger præcist ved, hvilke data de skal håndtere. Man ender derfor med at flytte fokus fra hvor og hvem, til at fokusere på hvad næste step er. Afdelinger kan nu fokusere på kerneopgaver og maksimal udnyttelse af deres kompetencer.

    Bevar overblikket med et PIM system

    Ofte hænger effektivitet sammen med overblik, hvilket kan være en hård prøvelse, hvis man befinder sig midt i en lancering. Vi har alle vores spidsbelastningsperioder, hvor vi savner struktur og overblik. I disse perioder er spørgsmålene mange, og typisk omhandler de hvor er den fil, har design udfyldt specifikationerne osv. Med et PIM system kan I komme ud over disse ineffektive processer. Det er muligt at oprette workflows, hvor arbejdsfordelingen er tydeligt defineret. Det minimerer chancerne for at noget bliver glemt i travlheden.

    Et PIM-System er helt enkelt en central database med jeres produktdata

    De fleste PIM-systemer opererer oftest via en Windows-klient, som regel baseret på data fra en SQL-server. Med en opkobling til databasen, kan man oprette nye produkter, felter og tilføje samt redigere alle de informationer, der fra databasen skal distribueres til alle Jeres salgskanaler. Et PIM System kan håndtere alle typer produktdata, uanset om det er tekst, billeder, video, lyd og andre dokumenttyper. Den måske største styrke ved et PIM-system er dens evne til at håndtere dataudveksling med andre programmer. Et PIM-System skal derfor have et åbent API, det fjerner begrænsningerne når man behandler data, metadata og indskrivning af dataene i andre systemer. Du kan læse mere om, hvilke systemer, som er vigtigst at få Jeres kommende PIM system integreret op imod her.

    Sådan kommer data ind i et PIM-system

    Skal man nævne tre systemer, som er absolut essentielle, når vi snakker integration af PIM. Så er ERP, PLM og leverdørportaler helt klart højeste prioritet. ERP - det er absolut essentielt at I sikre en god integration mellem Jeres ERP- og PIM system. PicoPublish er partner på en række PIM løsninger, der har "out-of-the-box" integration til Dynamics AX, NAV og D365. CMS - Der er store fordele at hente ved en integration mellem PIM og Jeres CMS-system. De primære fordele er; hurtigere time-to-market, valide produktdata og kraftig reduktion i vedligehold af produktdata på website og webshops. Det er nemmere at sprogversionere Jeres websites/shops, I har tilmed også mulighed for at lave et feed til Jeres oversættere, så de ved nøjagtigt, hvad der skal oversættes. Dette bidrager til effektive arbejdsgange, og færrere sager hvor sprogene driller. Leverandørportaler - Har i leverandører der lægger data ind, så er der ved en integration til et PIM-system, mulighed for at få leverandørerne til at leverer deres data helt ind i Jeres PIM. Derudover understøtter PIM selvfølgelig også effektiv import samt bearbejdelse af leverandørdata.

    Sådan kommer data ud af et PIM-system

    ERP - Har I fået leverandørdata ind i PIM, så skal det også være muligt at læse det over i Jeres ERP-system. CMS - Integrér Jeres CMS med et PIM-System og oplev, hvordan I altid har friske og valide produktdata på Jeres websites - helt uden tidskrævende manuelt arbejde. Med PIM systemets synkroniseringsmodul vil i opleve at data flyder langt lettere ud til Jeres CMS end fra ERP-systemet. CRM - I kan følge med i, mest solgte produkter, hos hvilke kunder og hvornår. Denne viden skal selvfølgelig logges i Jeres CRM-system. Derved kan I, skabe målrettet markedsføring baseret på relationer mellem solgte produkter. Adobe InDesign - Integration af et PIM-system op imod InDesign er særdeles fordelagtigt ved produktion af brochurer, kataloger og andet print. Denne produktion optimeres som regel markant. Rationalet stiger jo mere kompleks katalogstrukturen er, især hvis der køres individuelle prislister, sprogversioner og landedifferencierede priser. Tager man eksempelvis køkkenbranchen, så opnår vi minimum 75% i sparet tid.

    Sådan opnår du mest værdi med et PIM-system

    Passer én eller flere af nedenstående scenarier på Jer, så har I gode muligheder for, hurtigt, at opnå en positiv ROI på investeringen i et PIM-system. I har mange salgskanaler. Og er e-commerce blot én af dem, så har I straks en stærkere business case. I er tilstede på flere markeder og arbejder på tværs af mange sprog. Hvert sproglag tilføjer en dimension i Jeres data, som gør det svært at styre markedsføringen kosteffektivt. Og mange arbejdsprocesser foregår manuelt. Også her vil et PIM system kraftigt hjælpe Jer. Jeres vækstmål, gør det nødvendigt at øge marketingindsatsen drastisk. Ofte på nye markeder, flere websites, kataloger og lignende. Denne øgede aktivitet betyder ganske enkelt, at der er mere der kan optimeres, resulterende i en høj ROI. I har komplekse produktdata. Et eksempel kan være at en storer mængder data og beskrivelser, måske gør I brug af metadata eller komplekse datarelationer. I vil have flere data ind fra leverandører. Et PIM-system gør det muligt at outsource de tunge opgaver, der ligger i at berige produkter med information til Jeres leverandører. I kan med et PIM-system standardisere hvordan I modtager information fra Jeres leverandører, og dermed sparer i tid på at konvertere og standardisere de mange forskellige formater.

    Hvilke PIM udbydere findes der?

    Ifølge G2, som er et ganske velrenomeret onlinekatalog over software og systemudbydere, findes der 138 udbydere af PIM-systemer på verdensplan. I Danmark har vi faktisk selv en del PIM-udviklingshuse: Perfion, Dynamicweb, Struct og Stibo for at nævne nogle stykker. Hos PicoPublish er vi certificerede i Perfion, Dynamicweb og det svenske inriver. Det betyder dog ikke, at I skal have disse systemer for at vi kan rådgive jer.