Hvad er PIM? Product Information Management handler om at udnytte potentialet i jeres produktdata


Hvad er et PIM-system?

PIM står for "Product Information Management" og drejer sig om "håndtering af produktinformation".

Et PIM-system har ganske enkelt til formål at sikre virksomhedens evne til at håndtere store mængder af komplekse produktinformation og -data. Den gode PIM-løsning bør desuden gøre det nemt at distribuere disse informationer effektivt til andre relevante kanaler, som fx leverandører, sociale medier, en webshop eller lign. Med et PIM-system får virksomheder en single source of truth for jeres produktdata.

Product Information Management handler med andre ord om at tage fuldstænding kontrol over alle jeres produktdata og de processer, der er forbundet med at berige, anvende og distribuere disse. 

80% af alle forbrugere laver online-research inden de køber - er dine produktdata gode nok?

Når vi handler online, køber vi ofte produkter, som vi aldrig har set eller haft i hænderne før. Vi køber altså produkterne på baggrund af de produktdata, vi bliver præsenteret for. Det gør produktdata - informationer om produktets form, vægt, størrelse, farve osv. - kritiske for at opnå succes med e-handel.

Det anslås at 80 % af alle brugere (B2C og B2B) foretager online research inden de foretager et køb. Udstiller du mangelfulde produktdata i dine kataloger, på din webshop eller hjemmeside, risikerer du derfor at miste kunder til konkurrenten. 

Kombinerer vi dette med vores viden om hvor hurtigt der kommer nye teknologier, kanaler og markeder, bliver vigtigheden af at have et robust system til håndtering af produktdata nødvendigvis meget høj.

Hvad består gode produktdata af?

Product Information Management sikrer, at alle produktdata centraliseres i ét system, hvilket gør processerne forbundet med berigelse, anvendelse og distribuering af produktdata på tværs af kanaler meget lettere. I dag er produktdata mere end bare "titel og pris". Eksempler på produktdata kunne være:

  • medier (billeder, tekniske tegninger og videoer)
  • manualer og instruktioner
  • tekniske specifikationer
  • beskrivelser og salgstekster
  • kanalhierarkier (til f.eks.: e-com, kataloger, apps, etc.)
  • SEO-data

Kort sagt “det hele”. Lægger vi dertil sproglag, integrationer til ERP og et stort leverandør- og forhandlernetværk, er behov for knivskarp kontrol af produktdata essentielt for at lykkes med en digital strategi. PIM-systemet sikrer, at jeres produktdata altid er up-to-date, hvilket kommer jeres kunder til gode.

PIM sætter fokus på effektive processer i arbejdet med produktdata

Kommer I fra en hverdag, hvor produktdata har været spredt på tværs af systemer, afdelinger og ansvarsområder? Så vil I med PIM kunne centralisere og effektivisere jeres arbejdsgange, og spare tid samtidigt med at fejl reduceres.

Jo større og mere kompleks jeres datamængde er, jo større gevinst er der ved at implementere PIM. Vi ser følgende typisk gevinster ved introduktion af PIM:

  • Bedre overblik over alle produktprocesser fra “vugge” til “grav”
  • Bedre overblik over fejl og mangler i produktdata
  • Rapporter der underretter dataansvarlige om fejl og mangler
  • Time-to-market reduceres via effektive dataprocesser
  • Færre fejl i produktdata betyder gnidningsfri lanceringer
  • Højere tillid til jeres brand som følge af præcise data
  • Overblik over omnichannel ("hvilke data benyttes i hvilke kanaler?")
  • Ressourcer frigives til integrationer (ERP, Amazon etc.)

Hvilke processer er typiske i arbejdet med PIM?

Alle PIM-implementeringer er lige så forskellige som de virksomheder, PIM-løsningerne implementeres i. Nogle virksomheder har data i mange systemer, andre kun i ERP. Det betyder, at der skal tages mange forskellige hensyn, i arbejdet med procesoptimering.

Eksempler på produktprocesser der kan administreres i PIM-system kunne være:

  • Processen for oprettelse/berigelse af produkter
  • Styring af oversættelsesprocessen
  • Autogenerering af SEO-data
  • Processer for håndtering af billeder (fra bestilling til publicering f.eks. billedbank)
  • Godkendelse af produktdata (i et omnichannel-setup)
  • Publicering af PIM-data i kanaler (fx WebE-Commercekataloger, apps, etc.)
  • Styring af kampagneprocesser (fx tilbudsaviser, banner reklamer, instore tv, etc.)

PIM som "Single Source of Truth" - få samlet jeres produktdata

PIM omtales ofte som værende "Single Source of Truth" for produktdata. Det betyder, at PIM-systemet ideelt set gøres til det eneste sted, hvor produktdata opbevares og distribueres fra.

Hermed elimineres risikoen for fejl i data og for langsomme processer hvor produktdata ligger lokalt på forskellige computere og i forskellige systemer.

Når mængden og kompleksiteten af virksomhedens produktinformation stiger, så vil værdien ved implementering af et PIM-system også øges. 

Da det kan være svært at eliminere behovet for et ERP-system helt, kan man med fordel få lavet en ERP-integration, der løfter centrale opgaver i berigelsesprocessen.

Giv dine medarbejdere og kolleger hurtig og nem adgang til produktdata

Muligheden for at styrke jeres marketing- og salgsorgan og for at få en sammenhængende fremstilling af produkter og et styrket brand er en tydelig gevinst ved implementering af PIM.

I PIM-systemet kan ansvaret for berigelse og distribution af produktdata tildeles specifikke personer. På den måde undgår I forvirring og fejl i arbejdet med produktdata, hvilket i værste fald resulterer i at jeres kunder mødes med fejlbehæftede data.

Fra PIM-systemet distribueres data nemt til alle jeres kanaler som fx webshopwebsite, markedspladser (Amazon, Elgiganten) og andre endpoints.

Nysgerrig på om PIM er noget for jer?

Udfyld formularen og lad os tage en god snak om jeres behov
Book en snak

Segmentér jeres produkter

Der kan være forskellige årsager til at segmentere en produktdatabase som fx. kundetype: btc, b2b eller offentlige kunder. Oftest ser vi dog, at produkter segmenteres efter geografiske markeder.

Flere nationaliteter giver anledning til sprogdifferentierede produkt- og markedsdata. Et PIM-system optimerer virksomheders sprogprocesser ved at:

  • Skabe overblik over, hvilke produkter der mangler oversættelse
  • Understøtte automatisk oversættelse
  • Autogenerere datafeed med "source" og "target" sprog
  • Genbruge oversættelser i alle kanaler
  • Reducere udgiften/tiden forbrugt på oversættelser
  • Oversætte og ensrette betegnelser én gang for alle

PIM er genvejen til en Omni channel strategi

Product Information Management gør realiseringen af enhver omni-channel-strategi mulig, ved at sende målrettede kanaldata til virksomhedens mange kanaler/kontaktflader. Sådan understøtter et PIM system jeres omni-strategi:

  • Overblik over alle kanaler
  • Overblik over produkter i kanaler
  • Centralisering af kanaldata (data som bruges i den enkelte kanal)
  • Distribuering af målrettede kanaldata
  • Dynamisk vedligeholdelse af kanaldata
  • Overblik over kanaldataprocesser
  • Central styring og administrering af kanaldata. (Via rettihedsstyring i PIM sikrer virksomheden, at det er de rigtige medarbeder, som vedligeholder virksomhedens data)

Standard PIM giver standard ERP

Datafundamentet i en virksomhed er typisk ERP, CRM og PIM. I ERP centraliseres transaktionsdata. Transaktionsdata er de data som virksomheden benytter for at afvikle alle de interne processer (fra tilbud til leverance). I PIM centraliseres alle de data, som virksomheden skal benytte for at sælge produktet (tekniske specifikationer, beskrivelser, billeder, tegninger, etc.). PIM "renser" således ERP for produkttilpasninger, hvilket sikre at ERP platformen kommer tættere på standard.

Vores erfaring fortæller os, at dette setup giver følgende fordele:

  • En stor reduktion i udgifterne til opgradering af ERP
  • Minimering af omkostninger ved migrering fra ERP X til ERP Y
  • Stor reduktion i udgifterne til produktvedligehold
  • Stor fleksibilitet, og hurtig TTM, når nye datakrav opstår
  • Færre integrationer mellem ERP og andre systemer
  • Perfekt platform i forbindelse med virksomhedsopkøb, hvor ERP systemer og produktsortimenter skal sammenlægges

Mere om PIM til den flittige læser

Får du ikke stillet din nysgerrighed her, er du velkommen til at kontakte os!

    Produktinformationer, og dermed PIM, er omdrejningspunktet for en købsbeslutning

    Produktinformationer har altid været vigtige for en købsbeslutning, men måden vi erhverver disse informationer på, har ændret sig drastisk de seneste år. Førhen spurgte man sælgeren efter produktinformationer. Nogle gange kunne man mærke eller se produktets egenskaber ved at røre eller løfte det. I dag researcher forbrugere og forhandlere via søgemaskiner, websites, kataloger etc. Det gælder derfor om at stille flest mulige relevante produktinformationer til rådighed. Og her er antagelsen, at dem med de bedste produktdata vinder købet. Med et PIM system er det let at levere og vedligeholde alle typer produktinformationer, som nutidens forbruger og forhandler efterspørger.

    Skab sammenhængende brugeroplevelser på tværs af jeres salgskanaler med et PIM-system

    Forbrugere og forhandler søger information på tværs af flere kanaler, og derfor er det vigtigt at følge kundens adfærd. Denne adfærd stiller krav til virksomhedens evne til at være til stede på tværs af kanaler med et sammenhængende brand og budskab - det der populært kaldes "omnichannel". For at supportere denne strategi, er det vigtigt at have et stærkt datagrundlag. Med et PIM system opnår i netop disse fordele og kan fremvise professionelle produktdata for kunden.

    Reducér time-to-market med Product Information Management

    De fleste markeder er i dag dynamiske og agile miljøer. Kundernes behov og vaner flytter sig hele tiden i takt med at ny teknologi introduceres, og nye muligheder byder sig til. Derfor er time-to-market i dag et af de vigtigste konkurrenceparametre i e-handel. Et PIM-system reducerer time-to-market gennem strømlining af de processer, der sørger for, at produktet er til rådighed for kunderne i de rette kanaler. I PIM kan ansatte på tværs af virksomhedens organisation arbejde og berige produktdata - samtidigt. Det betyder også, at marketing hurtigt kan påbegynde katalogproduktion og arbejdet med kampagner, også selvom alle produktinformationer ikke er tilgængelige. Sker der en opdatering eller ændring af produktdata i en datakilde - fx ERP-systemet -, så opdateres denne information automatisk i PIM, og alle kan fortsætte deres arbejde. Ved at give jer et overblik over hvilke produkttekster, der er oversat samt status op graden af komplethed i produktdata, letter et PIM-system også arbejdsgangen med oversættelser. Jeres oversættere kan levere oversættelserne direkte i PIM-systemet. Dette gælder også for andre opgaver ifm. berigelse af produktdata.

    Et PIM-system bekæmper unødvendigt manuelt arbejde og øger effektiviteten

    Mails, Dropbox, Onedrive og utallige Exce-lark er typiske komponenter i klassiske udviklingsprocesser - uanset om det er indenfor IT eller i organisationen. Jo flere steder I opbevarer data og jo flere personer der er involveret i at udveksle data, desto større er risikoen for fejl. Strukturerer man produktdata i sit PIM-system reduceres risikoen for fejl i produktdata. Med PIM som en Single Source of Truth findes svarene centralt og let tilgængeligt i et system, som alle har mulighed for at berige. Her kan man uddelegere ansvar, hvor enkelte afdelinger præcist ved, hvilke data de skal håndtere. Har I kritiske data i andre systemer, er PIM-systemer bygget med fokus på integrationer, og I kan altså nemt få opsat et API, så data kan flyde frit mellem jeres systemer. Man ender derfor med at flytte fokus fra hvor og hvem, til at fokusere på hvad næste step er. Afdelinger kan nu fokusere på kerneopgaver og maksimal udnyttelse af deres kompetencer.

    Et PIM-System er helt enkelt en central database med jeres produktdata

    De fleste PIM-systemer opererer via en Windows-klient, og er som regel baseret på data fra en SQL-server. Med en integration til databasen, kan man oprette nye produkter, felter og tilføje samt redigere alle de informationer, der fra databasen skal distribueres til alle jeres salgskanaler. Et PIM-system kan håndtere alle typer produktdata, uanset om det er tekst, billeder, video, lyd eller PDF'er (fx certificeringer, produktdatablade eller tilsvarende). Den måske største styrke ved et PIM-system er dens evne til at håndtere dataudveksling med andre programmer. Et PIM-System skal derfor have et åbent API, det fjerner begrænsningerne når man behandler data, metadata og indskrivning af dataene i andre systemer.

    Sådan får I produktdata ind i jeres PIM-system

    Tre systemer/datakilder der typisk markerer sig som særligt vigtige, når vi implementerer PIM, er ERP, CMS og leverandørportaler/databaser. Det er typisk her at jeres produktdata bor, inden I implementerer et PIM-system til at håndtere disse. Med hensyn til ERP er det absolut essentielt, at I sikrer en god integration mellem jeres ERP- og PIM-system. PicoPublish er partner på en række PIM-løsninger, hvor ERP leverer kritiske produktdata. Derfor har vi også en række "out-of-the-box" integrationer til bl.a. Dynamics AX, NAV og D365. Der er store fordele at hente ved en integration mellem jeres PIM- og CMS/webshop-system. De primære fordele er valide produktdata og kraftig reduktion i vedligehold af produktdata på website og webshops. Har jeres leverandører mulighed for at lægge data direkte ind i jeres PIM-system, kan en integration til jeres leverandørers systemer være en kæmpe gevinst. Det sparer jer en masse arbejde, og resulterer som regel i mere og bedre produktdata.

    Sådan kommer data ud af et PIM-system

    PIM-systemer er bygget med henblik på at kunne både modtage og distribuere data. Uanset hvor I ønsker at jeres produktdata skal publiceres, kan PIM-systemet altså tilpasses jeres behov. Leverer jeres leverandører fx produktdata ind i jeres ERP-løsning, kan I automatisk få disse data sendt over til jeres PIM-system med en integration. Det samme gør sig gældende for jeres websites og webshops. Data sendes automatisk fra PIM til jeres digitale kanaler, så I ikke skal opdatere jeres produkter mv. flere steder. Har I katalogproduktion, kan et PIM-system fx integreres med InDesign som med pluginet EasyCatalog kan automatisere store dele af jeres katalogproduktion.

    Sådan opnår du mest værdi med et PIM-system

    Passer én eller flere af nedenstående scenarier på Jer, så har I gode muligheder for, hurtigt, at opnå en positiv ROI på investeringen i et PIM-system. I har mange salgskanaler. Og er e-commerce blot én af dem, så har I straks en stærkere business case. I er tilstede på flere markeder og arbejder på tværs af mange sprog. Hvert sproglag tilføjer en dimension i Jeres data, som gør det svært at styre markedsføringen kosteffektivt. Og mange arbejdsprocesser foregår manuelt. Også her vil et PIM system kraftigt hjælpe Jer. Jeres vækstmål, gør det nødvendigt at øge marketingindsatsen drastisk. Ofte på nye markeder, flere websites, kataloger og lignende. Denne øgede aktivitet betyder ganske enkelt, at der er mere der kan optimeres, resulterende i en høj ROI. I har komplekse produktdata. Et eksempel kan være at en storer mængder data og beskrivelser, måske gør I brug af metadata eller komplekse datarelationer. I vil have flere data ind fra leverandører. Et PIM-system gør det muligt at outsource de tunge opgaver, der ligger i at berige produkter med information til Jeres leverandører. I kan med et PIM-system standardisere hvordan I modtager information fra Jeres leverandører, og dermed sparer i tid på at konvertere og standardisere de mange forskellige formater.

    Hvilke PIM udbydere findes der?

    Ifølge G2, som er et ganske velrenomeret onlinekatalog over software og systemudbydere, findes der 138 udbydere af PIM-systemer på verdensplan. I Danmark har vi faktisk selv en del PIM-udviklingshuse: Perfion, Dynamicweb, Struct og Stibo for at nævne nogle. Hos PicoPublish er vi certificerede i Perfion, Dynamicweb og det svenske inriver. Det betyder dog ikke, at I skal have disse systemer, for at vi kan rådgive jer.