Derfor bør PIM-systemet behandles som kritisk it-infrastruktur

Vi møder sjældent virksomheder, der ikke følger sig pressede af stigende kompleksitet, når snakken falder på ecommerce og online handel. Der kommer flere produkter. Flere varianter. Og flere markeder og kanaler der skal understøttes - og kvalitet er naturligvis også en væsentlig faktor.

Helt naturligt leder mange derfor også efter svar i teknologiens verden, der ofte lover løsninger på vores digitale problemer.

De fleste teknologier gør dog ikke meget i sig selv.

Hvis et it-system ikke bliver understøttet af det nødvendige budget, gode processer og et fokus på standardisering, ender man som virksomhed ofte med en bøvlet løsning samt masser af teknisk gæld.

Vores erfaring siger også, at den måde virksomheder italesætter og prioriterer kritikaliteten af deres forskellige systemer, er enormt vigtig for systemets mulighed for at blive et værdifuldt aktiv. Den rigtige prioritering skaber overblik, og gør det lettere at dedikere de rigtige ressourcer/den rette mængde af ressourcer til systemets udvikling og drift.

I dette indlæg beskriver vi hvordan de virksomheder der behandler deres PIM-system som kritisk infrastruktur, oplever større ROI på deres PIM-investering, end de virksomheder, der ikke omfavner deres løsning i samme grad.

E-handel i og udenfor Danmarks grænser har de seneste 10 år været i fremgang. Dansk Erhvervs seneste e-handelsanalyse viser, at vi fortsat brugere flere penge at handle online (selvom mange nok vil opleve 2022 som et hårdt ecommerce-år).

Kigger vi på de store, danske ecommerce-spillere, kan vi også fra år til år se, at funktionaliteten, vareudbuddet og den samlede købsoplevelse udvikler sig hastigt - ofte til det bedre. Konkurrencen øges, og kravene til nye spillere på markedet bliver større.

I dag er det derfor ikke nok at lancere et halvhjertet ecommerce-koncept, hvis man vil have succes med at sælge sine produkter online.

Du skal som sælger have de rigtige produkter, de rigtige priser og du skal være til stede i de rigtige kanaler/markeder (seneste skud på stammen er naturligvis kinesiske TikTok, der oplever en stor vækst verden over).

Kompleksiteten i både arkitektur, design og i forhold til den samlede brugeroplevelse øges hele tiden.

Derfor leder mange virksomheder helt naturligt også efter en eller flere teknologier, der kan hjælpe med at understøtte håndteringen af denne kompleksitet, i jagten på at levere den bedst mulige købsoplevelse for sine kunder.

En af de teknologier der i disse år oplever øget interesse, er PIM-systemerne.

Selvom Product Information Management (PIM) og PIM-systemer ikke er en ny opfindelse, er det først i de senere år, at PIM-systemerne er blevet mainstream i ecommerce-sammenhænge.

Men når virksomheder til stadighed skal håndtere flere og flere data, bliver nødvendigheden af PIM kun større, hvilket helt naturligt har sat gang i en bølge af PIM-investeringer. Det mærker vi i særdeleshed her hos PicoPublish, hvor de af vores kontakter, der tidligere har fravalgt eller underprioriteret PIM nu skifter gear, og sætter fokus på netop denne del af deres forretning.

PIM-systemernes fremmarch giver desuden god mening, hvis man betragter deres primære fællestræk:

• En PIM-løsning er et centralt system til håndtering og publicering af produktdata

Udfordringerne der er forbundet med at bruge forældede webshop-teknologier eller CMS’er til at styre – og ikke mindst distribuere – produktdata, er ved at indhente de store virksomheder, der opererer med tusindvis af forskellige produkter og varianter.

Et godt PIM-system kommer derfor altid med løftet om at gøre det nemt at:

• oprette produkter
• at berige disse med data (evt. fra andre systemer)
• at kategorisere og klargøre disse data til distribution
• og ikke mindst med at publicere produkter i de rette kanaler (webshops, markedspladser ala. Amazon, apps, kataloger, sociale medier og meget mere).

Der er altså dårligt nogen tvivl om, at PIM-systemer imødekommer de udfordringer øget kompleksitet og konkurrence medfører.

Men hvordan ved du, OM og HVOR MEGET du bør investere i dit PIM-system?

Lad os gøre det helt klart: Et PIM-system er ikke automatisk en god investering for alle virksomheder, der arbejder med ecommerce.

Har I under 1000 produkter/kombinationer/varianter i jeres katalog, eller har I kun et enkelt sproglag, der skal understøttes, kan et PIM-system typisk ikke levere skalérbare resultater (fx i form af effektivisering af arbejdsgange).

Derimod er ROI på en PIM-investering stor for de virksomheder, der har store produktkataloger, understøtter mange markeder eller bare har komplekse produkter med hundredevis af varianter.

Særligt er PIM en god investering, hvis du rent faktisk investerer i mere end bare en licens til dit foretrukne system.

Den amerikanske analysevirksomhed Gartner, Inc. er blandt de mest indflydelsesrige på området for teknologianalyser, digital innovation og it-strategi.

Uanset om man erklærer sig enig i deres bombastiske forecasts eller ej, må man konstatere, at deres metoder og værktøjer ofte bider sig fast i branchens begrebsapparat.

Et af de strategiske værktøjer Gartner med succes har introduceret, er deres ”Pace-layered Application Strategy”.

Dette rammeværk kan bl.a. bruges til at kortlægge systemer/komponenter i en virksomheds it-infrastruktur, med henblik på at udvikle de rigtige governance-modeller for hvert enkelt system (eller hver system-gruppe).

Jo mere kritisk et system er for virksomheden, desto mere fokus bør der være på at udvikle politikker og processer, der understøtter brugernes daglige anvendelse af systemet. Dette gør sig særligt gældende for et system, der er en central brik i fremstilling af virksomhedens omdrejningspunkt - produkterne.

Lad os kigge nærmere på lagene i Gartners model, og blive klogere på, hvilke argumenter der kunne være, for at placere PIM i det mest kritiske lag - Systems of Record.

I den ene ende af Gartners model har vi ”Systems of Innovation” – dette er ofte mindre systemer, integrationer og features, der kategoriseres som niche-services (fx chatbots). Systemer i denne kategori kan hurtigt udskiftes, og har sjældent behov for stram governance og life-cycle management.

Typisk bruger større virksomheder heller ikke ret meget af deres samlede budget på at udvikle og vedligeholde disse systemer. 

I den anden ende af skalaen er ”Systems of Record”. Det er de kritiske it-systemer, der er centrale i virksomhedens daglige drift (fx finansielle data, kundedata, branchespecifikke masterdata eller produktdata). Typisk finder vi systemer som ERP og CRM i denne kategori.

Systems of Record skifter sjældent karakter. De indeholder typisk masterdata (eller "rå" data), der deles med applikationer, der bearbejder og præsenterer dataene i nye, værdiskabende sammenhænge (fx analytics, annonceringsplatforme mv).

Både ERP og CRM har længe været betragtet som kritiske for enhver digital virksomhed - og med rette. Uden ERP og CRM har virksomheden i stort omfang problemer med at:

• A) understøtte virksomhedens interne forretnings- og produktionsprocesser, og
• B) at understøtte salg og formidling af virksomhedens produkter og services.

Begge systemtyper har for længst vundet indpas i de fleste virksomheder, og er anerkendte teknologier til understøttelse af den måde hvorpå produktion og salg af varer/services håndteres.

Så hvorfor skal PIM-systemet også kategoriseres som ”kritisk infrastruktur”?

Når vi argumenterer for, at PIM-systemet i dag er kritisk infrastruktur for ambitiøse ecommerce-virksomheder, er det naturligvis fordi, at virksomheden med de bedste produktdata vinder kunden.

Så enkelt kan det næsten siges.

Forestil jer, at I vil sælge jeres produkter i forskellige lande, men at I ikke har lokale priser og beskrivelser tilknyttet jer produkter.

Forestil jer så, at jeres konkurrent har dobbelt så mange billeder* af de samme produkter, som I sælger.

Eller at konkurrenten har længere, mere beskrivende tekster på sine produkter.

Eller at de har 3D-visning af produkterne.

Eller tilbyder nem adgang til downloads af manualer og produktblade.

Og sådan kunne vi blive ved...

Forestil jer dertil, at konkurrenten er til stede på de platforme, hvor kunden er.

Det kunne være Instagram shopping, Amazon, Elgiganten (ja – de har også en markedsplads) eller på jeres branches centrale branche-platform.

• Hvem vinder kunden? – det gør den virksomhed med de bedste produktdata, og den der formår at være i de rette kanaler.

PIM-systemernes berettigelse er i 2022 netop, at de hjælpe virksomheder med mange, komplekse produkter og varianter med at overkomme de problemer, et stadigt mere komplekst marked medfører.

*Kvantitet er ikke det afgørende parameter, men det er dog stadig et parameter. Når vi kommer til teknisk beskrivelse kan flere data og målepunkter derfor være en væsentlig differentiator, og derfor et konkurrenceparameter.

Således lyder et klassisk Peter Drucker-citat.

I Gartners Pace Layered Strategy-rammeværk er Systems of Record kendetegnet ved at have stort behov for god governance – altså veldefinerede processer og styring.

Det er en helt naturlig konsekvens af de systemer der betegnes som "kritiske", skal indeholde retvisende data, da de er så kritiske for forretningens kerneprocesser.

Derfor går størstedelen af en virksomheds ressourcer også typisk til netop dette systemlag. 

Gartner beskriver systemerne og deres data således:

• ”Given the highly structured and often regulated nature of systems of record, the process and data integrity requirements are very high and well-understood. In moving up the layers, organizations need to embrace the fact that processes will be less controlled and more flexible, and that the nature of data quality will change.”

PIM er kritisk infrastruktur for enhver ambitiøst ecommerce-spiller

PIM-systemet er i sig selv den teknologiske manifestation af Product Information Management som disciplin. 

PIM kategoriseres endvidere ofte under MDM (Master Data Management), og begge discipliner dækker over en række fagområder, teknikker, processer og metoder. Alle har til formål at styrke virksomheden ved at udvikle de nødvendige, de rigtige og de mest effektive protokoller til håndtering af data.

Et PIM-system bør derfor også placeres i en kontekst, hvor systemet betragtes som en nødvendig del af den samlede infrastruktur - ellers mister man muligheden for at kunne vise de rigtige data, i den rigtige kontekst.

Hvis I skal vinde kundens gunst, skal kunden mødes af RETVISENDE data, NOK data og dette på tværs af ALLE jeres produkter og ALLE jeres kanaler.

Netop derfor er gode processer en væsentlig del af den succes, I vil opleve med jeres ecommerce-indsats.

Og her kommer Product Information Management (PIM) og PIM-systemet meget naturligt ind i billedet.

ERP-systemer er ikke bygget til at håndtere produktdata (mediefiler, sproglag, integrationer til fx webshops). Dermed bliver det både dyrt og risikofyldt, at tvinge det forretningskristisk ERP-system, til at være den primære kilde til produktdata.

I modsætning til ERP-systemerne er PIM-systemerne netop bygget til at gøre processerne omkring indhentning, berigelse, planlægning og publicering af data lettere.

Det skyldes bl.a. at PIM-systemerne (fx inriver eller Perfion), gør det nemt at understøtte de processer, der fører til, at kunden i sidste ende kan tilgå og købe et produkt.

De omtalte processer kunne fx være:

• Indhentning af data:
  • Integration til ERP
  • Integration til lokale databaser
  • Integration til leverandørers databaser
• Berigelse:
  • Opsætning af roller og rettigheder i PIM-systemet
  • Kvalitetssikring af data (fx alarmer ved manglende data)
• Planlægning og opbygning af kanaler
  • Notifikationer og alarmer
  • Tagging, sortering og hierarki-inddeling af produkter
• Publicering af data:
  • Integration til katalog-motor (fx InDesign/EasyCatalog)
  • Integration til Amazon
  • Integration til webshop
  • Automatisk publicering/opdatering af nye produkter (der lever op til kvalitetskravene defineret ifm. berigelse)

Jo mere I arbejder med jeres data, desto bedre bliver I til at bygge de processer, der er rigtige for jeres virksomhed og jeres medarbejdere.

Når PIM-systemet bør betragtes som kritisk it-infrastruktur skyldes det altså, at I som systemejere tvinges til at arbejde med at definere de politikker og processer, der gør PIM-systemet til et værdifuldt aktiv, fremfor en potentiel risiko.

I nogle tilfælde ser vi virksomheder investere i PIM, blot for at benytte systemet som en glorificeret billedbank. Det kan i særlige tilfælde fungere (om end en fuldblods DAM-løsning ville være bedre til formålet).

Oftest erfarer vi dog, at disse virksomheder får det værste af begge verdener. "Endnu et system" der skal vedligeholdes, og intet fokus på at udnytte systemets styrker.

"Man høster, som man sår"

Bliver PIM-systemet kun implementeret halvhjertet, får I sjældent det fulde udbytte af jeres investering.

Et PIM-system hjælper jer fx ikke automatisk med at identificere jeres svageste processer, hvis ikke systemet gøres til en central del af jeres it-infrastruktur. Som sagt: Systemer der ikke behandles som kritiske for forretningens succes, får ikke den nødvendige opmærksomhed. Og som ecommerce-spiller - hvad kunne så være vigtigere end de produkter man sælger?

Sagt på en anden måde: Hvis ERP-systemet fortsat ender med at eje størstedelen af jeres produktdata, får I aldrig glæde af PIM-disciplinen (bedre data governance, færre fejl, bedre understøttelser af tværfagligt samarbejde, understøttelse af jeres leverandører mv.).

Højest sandsynligt ender I med at betale endnu en licens, og betale for udvikling af integrationer, som I ikke bruger eller vedligeholder. 

Hvis I som virksomhed vælger at ignorere PIM-systemet, og opbevarer produktdata i andre systemer – hvordan skal I så nogensinde håndhæve de politikker og processer, der så nøje blev udtænkt ved implementering af PIM-løsningen?

Et PIM-system leverer med andre ord værdi, når det fungerer som ”Single Source of Truth” for jeres produktdata.

”What gets measured, get managed” – ja, det viser sig jo faktisk, at det ikke er helt ved siden af.

En investering i Product Information Management og et PIM-system er både en investering i teknologi, men også i organisationen og processerne, der understøtter teknologiens anvendelse.

Når virkeligheden byder på øget konkurrence på de digitale platforme, er det bydende nødvendigt, at I kan arbejde effektivt med jeres produktdata, hvis I vil være i stand til at præsentere jeres kunder for en ensartet høj kvalitet i mødet med jeres brand og produkter på tværs af platforme.

Behandler I jeres PIM-system med den opmærksomhed en data management-løsning til jeres meget værdifulde produktdata BØR handles med i 2022, vil de fleste også erfare, at PIM-systemet i sidste ende hjælper jer med at imødekomme kundens krav til en god købsoplevelse. Det vil I opleve ved at PIM-systemet hjælper jer på følgende måder:

• Lettere oprettelse af produkter
• Lettere onboarding af datakilder og data
• Smart berigelse af produktdata med understøttelse af roller, notifikationer og automatiserede kvalitetskontroller
• Fleksibel håndtering af kategorier og feeds til eksterne systemer (webshop, markedspladser, apps, kataloger mv.)
• Nem publicering af produkter og data til de rette platforme.